EMAKINA Central & Eastern Europe Blog

19. März 2020

Produktiv trotz Corona – #EmakinaAtHome

Anfang dieser Woche galt es für uns, einen Workshop mit 16 Personen aus 5 verschiedenen Ländern und 6 Standorten zu halten. Erfahren Sie mehr über die erfolgreiche Durchführung, welche Ziele dabei verfolgt wurden und welches Setup wir nutzten.

Ein modernes E-Commerce-System

Mit unserem Kunden, einem großen österreichischer Händler mit mehreren hundert Filialen, modernisieren wir das gesamte E-Commerce-System - laut Plan noch vor Weihnachten. Dass das mit sorgfältiger Organisation möglich ist, wissen wir. Ganz neue Voraussetzungen ergeben sich durch die unerwartete COVID-19-Situation und den wichtigen Ausgangsbeschränkungen zur Eindämmung der Ausbreitung des Virus.

Wir begannen unsere Zusammenarbeit Anfang des Jahres und befinden uns aktuell in einer sehr intensiven Workshopphase. Durch unseren Co-Creation-Ansatz ist eine enge Abstimmung mit allen Stakeholdern besonders wichtig. Diese Art der Konzeption lässt möglichst viele Perspektiven, Erfahrungen und Ideen in ein neues Konzept einfließen. Projektmanager, Kunden, Developer und Mitarbeiter der verschiedenen Geschäftsbereiche wie Marketing, IT und Sales tauschen sich für gewöhnlich in gemeinsamen Workshops in unserem Office aus.

Wir waren uns schnell einig: Der Workshop geht auch remote.

„Start der Tech Discovery Phase“, stand Anfang dieser Woche in den Terminkalendern der Projektteilnehmer. Das anspruchsvolle Ziel, das E-Commerce-System des Händlers noch vor Weihnachten rundum zu erneuern, bedeutet für uns: Termine zu verschieben ist keine Option.

Deshalb haben sich kurzerhand alle Beteiligten, die Mitarbeiter unseres Kunden und unsere Kollegen aus Polen, Kroatien, Belgien, den Niederlanden und Österreich digital getroffen. Dank unserer internationalen Ausrichtung haben wir regulär sehr oft Meetings im virtuellen Umfeld und mussten so keine ungeplante Zeit für das Aufsetzen der Umgebung investieren.

Was passiert in einer Technology Discovery-Phase?

Diese Phase ist Teil der Konzeption digitaler Projekte. Sie beginnt nach der Design Discovery-Phase, um im Detail zu verstehen, welche Anforderungen wir an ein neues System stellen. Was bedeuten die Ergebnisse der Design Discovery-Phase für Technologie, Zusammenhänge und Anforderungen? Am Ende der Technology Discovery-Phase sollten technische Prozesse und Datenflüsse übersichtlich visualisiert sein.

16 Personen aus 5 verschiedenen Ländern und 6 Standorten

Einen ortsgebundenen Termin für ein 16-köpfiges Team zu organisieren, kann durchaus schwierig sein. Digital funktionierte das jedoch einwandfrei.

Remote Working ist bei Emakina genauso Teil unserer Arbeitskultur wie Workshops mit Kunden. Beides zu vereinen ist jedoch auch für uns neu. Wir mussten Aspekte wie Fragenrunden, fachliche Diskussionen, Whiteboards etc. überdenken. Eine der Lösungen war die Einrichtung eines virtuellen „Parking Lots“. Darin werden offene Fragen geparkt und am Schluss besprochen, sodass keine Idee untergeht und der rote Faden trotzdem erhalten bleibt.

Durch intensive Vorbereitung, exakte Zieldefinition, Einhaltung der Agenda und die wichtige Rolle des Moderators lassen sich die Ergebnisse der 2,5-stündigen digitalen Workshops sehen. Die technische Dokumentation und die getroffenen Entscheidungen sind durch die verwendete Software sofort visualisiert und in die üblichen Tools wie Jira und Confluence übertragen.

Die Disziplin der 16 Teilnehmer machte die Zusammenarbeit äußerst effizient. Projektmanager Schadi Mouhandes erzählt: „Alle Teilnehmer waren motiviert, produktiv und pünktlich. Der Spirit war da und der Humor kam auch nicht zu kurz.“

Diese Technologie verwenden wir

Mit Microsoft Teams funktionierte die Kommunikation einwandfrei. Ergänzt haben wir den Workshop mit einer weiteren Software, die die traditionellen Instrumente eines Workshops digitalisiert. Ein virtuelles Whiteboard mit Notizen und Skizzen ermöglicht die sofortige Visualisierung der Workshop-Ergebnisse.

Das Gute daran…

An diesem und allen anderen Projekten werden wir auch in den nächsten Wochen digital weiterarbeiten. So gerne wir uns persönlich treffen, entstehen auch Vorteile: Reisekosten entfallen und die Koordination der Termine wird deutlich einfacher. Die Zusammenarbeit ist noch fokussierter und produktiver.

Der interaktive Austausch bringt Abwechslung in die Quarantäne-/Homeoffice-Tage. So sieht man sich zumindest virtuell, bis wir uns wieder persönlich in Wien treffen können.


Erfahrt im nächsten Blogbeitrag, wie ihr zum Remote-Profi werdet!

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